Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
GDMC UG
Koellestraße 16 B
76189 Karlsruhe
Deutschland
Telefon: +49 721 56888 900
E-Mail: info@officedone.de
2. Allgemeine Hinweise
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen oder zur Durchführung vorvertraglicher bzw. vertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie – soweit eine Einwilligung eingeholt wird – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
3. Server-Logfiles und Hosting
Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem und Referrer verarbeitet und in Server-Logfiles gespeichert werden. Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Website auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Kontaktaufnahme
Wenn du uns per E-Mail oder Telefon kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage. Die Verarbeitung erfolgt je nach Inhalt der Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
5. Kostenloser Prozess-Check
Über den Prozess-Check können insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Arbeitsbereich, Beschreibung der Aufgabe, Häufigkeit und verwendete Programme übermittelt werden. Diese Angaben werden über unsere Automatisierungsumgebung unter automation.officedone.de verarbeitet, um die Anfrage entgegenzunehmen, intern auszuwerten und die Kontaktaufnahme vorzubereiten.
Pflichtangaben sind im Formular entsprechend gekennzeichnet. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage und gegebenenfalls anschließende Geschäftsbeziehung erforderlich ist; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
6. KI-gestützte Analyse von Prozess-Check-Anfragen
Zur internen Unterstützung bei der Analyse von Prozess-Check-Anfragen können die im Formular übermittelten Angaben an Dienste von OpenAI weitergegeben und dort automatisiert ausgewertet werden. Die KI-Auswertung dient OfficeDone als interne Unterstützung bei der Einschätzung von Automatisierungsmöglichkeiten und der Vorbereitung einer Antwort. Entscheidungen über Angebote oder eine Zusammenarbeit werden nicht ausschließlich automatisiert getroffen.
Hierbei können personenbezogene Daten verarbeitet werden. OpenAI wird im Rahmen der eingesetzten Unternehmens-/API-Dienste als technischer Dienstleister eingesetzt. Soweit für eine Übermittlung in Drittländer erforderlich, erfolgt diese unter Beachtung der gesetzlichen Datenschutzvorgaben und geeigneter Garantien.
7. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Personenbezogene Daten können an technische Dienstleister übermittelt werden, die wir für Hosting, E-Mail, Automatisierung und KI-Verarbeitung einsetzen. Diese erhalten Daten nur, soweit dies zur Erbringung der jeweiligen Leistung erforderlich ist.
8. Cookies und externe Analyse
Die derzeitige OfficeDone-Website setzt nach unserem aktuellen technischen Stand keine eigenen Marketing- oder Analyse-Cookies ein. Sollten künftig Analyse-, Marketing- oder sonstige einwilligungspflichtige Dienste ergänzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst und – soweit erforderlich – eine Einwilligung eingeholt.
9. Deine Rechte
Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
10. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat.
11. Sicherheit
Wir verwenden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Website und die Übermittlung des Prozess-Checks erfolgen verschlüsselt über HTTPS.
12. Datenschutz bei Kundenprojekten
Bei Automatisierungsprojekten werden Datenschutzanforderungen projektbezogen berücksichtigt. Soweit OfficeDone personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, werden die erforderlichen Rollen, Datenflüsse und – soweit einschlägig – Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgestimmt. Technische und organisatorische Maßnahmen richten sich nach Art und Risiko der jeweiligen Verarbeitung.
13. Stand
Stand: August 2026